Abwesenheitsnotiz

Sie können eigenen Abwesenheitsbenachrichtigung per eMail an das System aktivieren oder im Webmailer erstellen.

a) Anleitung um die automatische Abwesenheitsnotiz per Mail zu aktivieren

1. Erstellen Sie eine neue, leere Mail ohne Signatur im Mailprogramm (Outlook, Express, o.a),
!! WICHTIG: eine automatisch eingetragene Signatur bitte löschen !

2. als Absender muss das eigene Mailkonto ausgewählt werden (ist i.d.R. voreingestellt)

3. als Empfänger tragen Sie die Ihnen mitgeteilte Mailadresse ein (fragen Sie ihren Administrator/Betreuer)

4. folgenden Text eintragen im Betreff :

Bitte Abwesenheit eintragen tt.mm.jjjj-tt.mm.jjjj

-> hierbei für: tt.mm.jjjj bitte das jeweilige Datum (Tag.Monat.Jahr)
-> mit der Anzahl der Stellen (also auch '0' und 4- stellige Jahreszahl)
-> das Startdatum und das Enddatum mit Bindestrich getrennt

Damit wird zum eingetragenen Datum "tt.mm.jjjj 00:00Uhr" die Notiz dann ein- bzw. ausgeschaltet.
Wenn Sie also am. 10. des Monats noch Urlaub haben, tragen Sie als Enddatum bitte den 11. des Monats ein.
Das Startdatum sollten Sie auf Samstag definieren, wenn Sie ab Montag nicht erreichbar sind.
Tipp:
Sie können die Abwesenheit auch kurzfristig einstellen. Wenn Sie z.b. Freitag mittag die Abwesenheit aktivieren - mit dem Startdatum vom Freitag - dann wird die Abwesenheit ab ca. Freitag mittag aktiv sein !

5. im Textfeld geben Sie dann den Text an, der als Abwesenheitsnotiz erscheinen soll
!! keine Bilder in der Signatur verwenden !!

Kurz nachdem Sie die Mail dann gesendet haben, sollte eine Bestätigungsmail in Ihrem Posteingang erscheinen. Wenn Sie KEINE Nachricht erhalten, prüfen Sie die Junkordner und den Betreff der gesendeten Mail. Wenn der Betreff Schreibfehler oder Abweichungen von der Vorgabe (Pkt.4) enthält, wird die Abwesenheit NICHT eingetragen !

Eine Norm für Abwesenheitsnotizen gibt es nicht - es sollten alle relevanten Angaben aufgeführt sein:
Wie lange sind Sie nicht persönlich erreichbar und wer ist in dieser Zeit Ansprechpartner für den E-Mail-Schreiber? Telefonnummer, E-Mailadresse und Erreichbarkeit der Vertretung sind unerlässlich.

Beispiel für einen positiven Notiztext:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin ab dem xx. September wieder im Büro für Sie zu erreichen.

In der Zwischenzeit ist Ihnen mein Kollege Herr Guter Vertreter gerne behilflich:
e-mail: guter.vertreter@firma.de , Telefon: 0123/456789.

Mit freundlichem Grüßen

Anna Urlaubs
Position
Firmenanschrift

Hinweis:
ein Benachrichtigungstext kann mit dieser Methode nicht verändert werden, wenn das Anfangsdatum bereits überschritten ist! In diesem Fall wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.

b) Aktivierung per Webmailkonto

Unter https://mail.mtanord.de/ im Webmailer mit Mailadresse und Passwort anmelden.
Dann unter Einstellungen -> Filter -> Abwesend - den Filter aktivieren.
Die Einstellung des Filters funktioniert ab der Änderung/Speichern dann sofort, für eine Aufhebung der Benachrichtigung ist es erforderlich, dass man diese im Filter wieder deaktiviert!

Hinweis:
Eine Weiterleitung auf andere Empfänger sollte bei personalisierten Mailadressen aus Datenschutzgründen vermieden werden! Wenn doch eine Weiterleitung erfolgt, muss darauf hingewiesen werden! Bei Webmailkonto können Sie Weiterleitungen selbst eintragen, andernfalls wenden Sie sich an Ihren Administrator bei der Müritz Comp.
Bedenken Sie:
Sie schreiben in einer Abwesenheitsnotiz, an wen sich der Absender in Vertretung wenden soll. Damit ist der Absender informiert und kann reagieren.
Ein Absender wird Versändniss aufbringen, dass ein Empfänger auch mal Urlaub macht. Aber ob er immer Verständnis hat, wenn seine Mails ungefragt an jemand anderen weitergeleitet werden ...
Und: wenn Sie eine Weiterleitung eintragen, werden auch private Mails weitergeleitet ...