Mailarchivierung

Die Zahl der täglich versendeten geschäftsrelevanten E-Mails wächst stetig und löst mehr und mehr andere Kommunikationsformen wie Brief oder Fax ab. Der Kommunikationsfluss innerhalb der Unternehmen und zwischen Geschäftspartnern wurde dadurch wesentlich erleichtert: Informationen erreichen die Empfänger sehr schnell, große Empfängergruppen können einfach mit Informationen in Form von Dateianlagen, auch weltweit, versorgt werden, die Weiterleitung erfolgt in Sekundenschnelle.
So werden beispielsweise zunehmend Angebote, Verträge etc. per E-Mail elektronisch ausgetauscht: Direktversicherer und -banken kommunizieren mit Kunden bei Schadensfällen; Energieversorger erhalten von Kunden Wünsche zu Vertragsänderungen oder Ableseergebnisse zu Energieverbrauch; Bestellungen in Internetshops werden per E-Mail angestoßen.
Diese Vorteile führen zu einer ständig wachsenden Zunahme des E-Mailverkehrs und gleichzeitig zur Notwendigkeit, diesen fachlich zu organisieren sowie mögliche archivierungspflichtige bzw. archivierungswürdige E-Mail-Vorgänge ordnungsgemäß zu speichern. Ein Bedarf nach einer dauerhaften E-Mail-Archivierung entsteht nicht nur aus dem Wunsch nach der Entlastung von E-Mail-Systemen - Ursache sind wachsende E-MailDatenbanken - sondern auch durch wachsenden Druck bedingt durch gesetzliche und regulatorische Anforderungen (oft auch als Compliance-Anforderungen bezeichnet).
Die bereits übliche Form der Papierdokumentation ist zwar auch für E-Mails noch in gewissem Rahmen möglich. Ein Ausdruck von E-Mails und deren Anhängen sowie die Ablage des Papiers, wie bisher in Aktenordnern, würde aber alle Vorteile der elektronischen Kommunikation konterkarieren. Bei steuerrelevanten Dokumenten, die mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen sind, gibt es keine Alternativen. Hier ist per Gesetz die elektronische Archivierung vorgeschrieben.*

Unser Mailserver bietet die Möglichkeit für einzelne E-Mailkonten oder komplette Maildomains alle ein- und ausgehenden Mails zur Archivierung bereitzustellen. Die Archivierung kann dann auf der Technik beim Anwender erfolgen. Hier gibt es verschiedenste Lösungsansätze.
Gern helfen wir Ihnen bei der technischen Umsetzung.

*Quelle: BITKOM, Bundesverband Informationswirtschaft Telekommunikation und neue Medien e.V.